Mon logiciel de facturation sera-t-il compatible avec la facture électronique ?

Logiciel de facturation et plateforme agréée : deux rôles distincts

La réforme sépare deux fonctions que beaucoup d’entreprises confondent. Le logiciel de facturation, de caisse ou de gestion commerciale crée la facture : il reprend vos articles, vos clients, vos taux de TVA et calcule les montants. La plateforme agréée, elle, transmet la facture à la plateforme de votre client et envoie les données prévues à l’administration fiscale. D’après la documentation de la DGFiP, un logiciel qui n’est pas immatriculé comme plateforme agréée ne peut pas transmettre directement les factures ou les données : il doit passer par une plateforme agréée.

Il n’est donc pas forcément nécessaire de changer d’outil. La vraie question est de savoir si votre logiciel sait produire une facture au bon format et s’il est relié à une plateforme agréée. Le rôle de ces plateformes et la manière de les choisir sont détaillés dans la réponse consacrée aux plateformes agréées, disponible en lien plus bas.

« Solution compatible » : ce que signifie le logo officiel

Pour aider les entreprises à s’y retrouver, l’administration a créé deux logos : « Plateforme agréée » et « Solution compatible ». Le second est destiné aux logiciels de facturation, de comptabilité ou de caisse qui répondent aux exigences de la réforme et sont raccordés à une plateforme agréée. Un logiciel qui l’affiche ne transmet pas lui-même les factures, mais il s’inscrit dans la chaîne prévue.

Un logiciel peut aussi être relié à une plateforme sans afficher ce logo. Le logo est un repère utile, pas une obligation : l’essentiel reste de vérifier concrètement le raccordement et les formats proposés.

Formats et nouvelles mentions : ce que votre logiciel doit savoir faire

Une facture électronique n’est pas un simple PDF envoyé par courriel. Les plateformes agréées échangent les factures dans l’un des trois formats du socle : Factur-X, un PDF lisible qui embarque un fichier de données XML, et UBL et CII, deux formats purement XML lus par les logiciels. Votre outil n’a pas besoin de maîtriser les trois : il doit au moins produire des données structurées que sa plateforme sait exploiter.

La réforme ajoute aussi de nouvelles mentions obligatoires, issues du décret du 7 octobre 2022. Elles s’appliquent avec l’obligation d’émission, donc selon le calendrier prévu pour chaque taille d’entreprise : 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises. Le paramétrage exact dépend de votre situation : votre expert-comptable reste l’interlocuteur indiqué pour le valider.

• Le numéro SIREN du client, qui sert notamment à acheminer la facture vers la bonne plateforme.
• L’adresse de livraison des biens, lorsqu’elle est différente de l’adresse de facturation.
• La nature de l’opération : livraison de biens, prestation de services, ou les deux.
• La mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits », lorsque l’entreprise a opté pour ce régime de TVA.

Les questions à poser à votre éditeur

Avant de renouveler un abonnement ou de changer d’outil, quelques questions simples permettent de savoir où vous en êtes. Demandez des réponses écrites et datées : les offres évoluent vite depuis l’entrée en vigueur de la réforme.

• Votre logiciel est-il raccordé à une plateforme agréée, et laquelle ? Figure-t-elle dans la liste officielle publiée sur impots.gouv.fr ?
• Affiche-t-il le logo « Solution compatible » ?
• Dans quel format les factures sont-elles produites : Factur-X, UBL, CII ?
• Les nouvelles mentions (SIREN du client, adresse de livraison, nature de l’opération, option sur les débits) sont-elles déjà prévues dans les modèles de facture ?
• Les factures reçues des fournisseurs peuvent-elles être récupérées automatiquement, puis transmises à l’expert-comptable sans ressaisie ?
• Les ventes aux particuliers et les opérations avec l’étranger, concernées par l’e-reporting, sont-elles prises en charge ?
• Que deviennent vos données et votre historique si vous changez d’outil ?

Factures sous Word ou Excel, et calendrier à garder en tête

Une facture rédigée sous Word ou Excel, puis enregistrée en PDF, ne contient pas les données structurées exigées. Une fois l’obligation d’émission applicable à votre entreprise, elle ne suffira plus pour vos clients professionnels établis en France. Les factures adressées aux particuliers ne suivent pas ce circuit, mais leurs données relèvent de l’e-reporting. Les entreprises qui facturent ainsi doivent donc prévoir un outil relié à une plateforme agréée, ou passer directement par une plateforme qui propose la saisie des factures.

Le calendrier laisse peu de marge. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France, y compris les micro-entreprises, doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises et ETI doivent les émettre. Les PME, TPE et micro-entreprises devront émettre leurs factures électroniques et transmettre leurs données d’e-reporting à partir du 1er septembre 2027. Faire le point avec son éditeur et son expert-comptable dès maintenant permet de tester l’outil avant l’échéance plutôt que dans l’urgence.